Penyelarasan IT dengan strategi bisnis merupakan masalah yang telah lama dihadapi. Strategi bisnis merupakan bagaimana sebuah perusahaan memposisikan dirinya secara dan menjalankan bisnisnya dengan cara yang berbeda dengan perusahaan lain. Karena strategi memposisikan kegiatan bisnis dijalankan secara berbeda dengan perusahaan lain, maka diperlukan dukungan teknologi informasi (IT) yang berbeda pula. Strategi pengembangan IT harus memiliki keselarasan dengan strategi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Dalam melakukan penyelarasan IT, perlu melakukan pertimbangan arah strategi bisnis yang jelas, komunikasi, komitmen dan itegrasi dari masing – masing fungsi yang ada dalam perusahaan. Enterprise Architecture digunakan sebagai cetak biru dari perancangan infrastruktur sistem informasi agar dapat memenuhi kebutuhan dalam kegiatan bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Perubahan dalam lingkungan bisnis menyebabkan diperlukannya penilaian keselarasan IT dan strategi bisnis ini secara berkala.

Pendahuluan

Penyelarasan antar bisnis strategi dengan teknologi informasi (IT) merupakan permasalahan yang kompleks dan bersifat multidimensi. Seringkali keputusan untuk melakukan pengembangan dibidang teknologi informasi hanya didasarkan pada kemampuan sebuah perangkat lunak yang canggih tanpa melihat lebih jauh apakah perangkat lunat tersebut telah sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam jangka panjang. Tentu penggunaan aplikasi yang canggih dapat memberikan keuntungan dalam bersaing (competitive advantage) bagi perusahaan. Tetapi keuntungan yang diberikan dengan cara ini tidak akan dapat berlangsung lama. Apabila ternyata ada perangkat lunak baru dengan kemampuan yang lebih canggih, maka keuntungan yang dimiliki tentu akan ikut hilang bersamaan dengan munculnya perangkat lunak yang baru tersebut.

Perusahaan yang berhasil melakukan integrasi antar teknologi dengan strategi bisnis menunjukkan peningkatan pendapatan yang signifikan. IT telah menjadi enabler yang penting bagi strategi bisnis dalam hal kustomisasi masal, diferensiasi kompetitif, peningkatan kualitas, dan peningkatan dan otomatisasi proses. Penyelarasan strategi bisnis dan IT digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, menciptakan hambatan untuk pendatang baru, meningkatkan hubungan dengan konsumen dan suplier, dan menciptakan produk dan solusi bisnis baru. Kegagalan dalam melakukan penyelarasan ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya dan kehilangan kesempatan.

Dalam tulisan ini akan akan dibahas tentang strategi bisnis, peranan IT dalam mendukung strategi bisnis, hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menyelaraskan IT dan strategi bisnis, dan Enterprise Achitecture sebagai framework dalam merencanakan infrastruktur IT dalam perusahaan. Tulisan ini masih bersifat overview dari masalah penyelarasan yang dihadapi. Diharapkan di masa yang akan datang dapat dilakukan penilaian – penilaian terhadap kasus – kasus penyelarasan IT dan strategi bisnis yang lebih spesifik dalam lingkungan usaha di Indonesia.

Strategi Business

Strategi sangat penting bagi perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan pasar. Strategi itu sendiri merupakan arahan dan ruang lingkup dari perusahaan dalam jangka panjang yang akan memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui penggunaan sumber daya yang ada dalam lingkungan yang mendukung untuk memenuhi kebutuhan pasar dan memenuhi harapan dari para stakeholder.

Dalam strategi ada aspek arahan (direction) yang menunjukkan kemana tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka panjang, keuntungan kompetitif (competitive advantage) yang menunjukkan bagaimana perusahaan akan dapat melakukan kegiatannya dengan lebih baik dari para kompetitornya yang berada dalam pasar yang sama, sumber daya (resource) yang menunjukkan sumber daya apa saja yang ada dan dibutuhkan untuk dapat bersaing, lingkungan (environment) yang menunjukkan keadaan eksternal perusahaan yang dapat mempengaruhi kemampuan untuk dapat bersaing, serta nilai dan ekspektasi yang dimiliki oleh orang – orang yang berada di lingkungan bisnis (stakeholder).

Strategi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan akan membedakannya dengan perusahaan – perusahaan lain. Menurut Micheal E. Porter dalam [5], menjalankan operasi dalam perusahaan secara efektif dan efisien tidak lagi mencukupi untuk disebut sebagai strategi perusahaan. Esensi dari sebuah strategi adalah memilih untuk melakukan aktifitas yang berbeda atau melakukan aktifitas yang sama dengan cara yang berbeda dan memberikan posisi strategis yang lebih baik dari pada para pesaing. Perusahaan dapat memberikan performa yang lebih baik dari para pesaing hanya jika perusahaan dapat menentukan perbedaan yang dimilikinya dan mempertahankannya. Perbedaan tersebut harus dapat memberikan nilai yang lebih baik bagi para konsumen atau menciptakan nilai yang hampir sama tetapi dengan biaya yang lebih murah atau bahkan keduannya.

Karena perbedaan ini, maka setiap perusahaan tentunya akan memerlukan penggunaan IT secara berbeda sesuai dengan strategi yang diterapkan. Penggunaan aplikasi sistem informasi yang disediakan oleh vendor pihak ketiga sering kali tidak dapat memenuhi kebutuhan dalam menjalankan proses bisnis.

Ada dua kemungkinan yang dapat dilakukan, pertama proses bisnis perlu dilakukan modifikasi agar sesuai dengan IT yang digunakan, atau kedua melakukan penyesuaian atau kustomisasi terhadap IT. Jika yang pertama yang dipilih, tentunya hal ini akan sangat berpengaruh pada strategi bisnis yang telah ditetapkan. Perubahan proses bisnis yang dijalankan dapat menyebabkan perubahan strategi bisnis, dan dapat mengakibatkan tidak tercapainya aspek arahan dari strategi itu sendiri. Tentunya hal yang paling logis untuk dilakukan oleh sebuah perusahaan adalah untuk melakukan penyesuaian atau penyelarasan dalam konteks ini terhadap penggunaan IT agar sesuai dengan strategi bisnis yang telah ditetapkan.

Peranan IT

Saat ini, perusahaan menghadapi tantangan yang besar untuk dapat mewujudkan tujuannya dan menjalankan strategi bisnis yang telah di formulasikan. Informasi yang disediakan memegang peranan penting untuk dapat berhasil. IT memegang peranan penting dalam mewujudkan strategi bisnis.

Sebuah organisasi yang telah mengadopsi teknologi informasi ke dalam proses bisnis yang dilakukannya, tentunya akan ikut memikirkan peranan yang akan dilakukan oleh IT. Beberapa perusahaan ada yang menggunakan IT untuk menjalankan operasi sehari – hari agar dapat berjalan dengan baik dan efisien. Ada juga perusahaan yang menggunakan IT sebagai enabler untuk menciptakan kesempatan – kesempatan baru yang mungkin tidak akan dapat dilakukan tanpa dukungan IT. Serta IT juga digunakan sebagai cara baru untuk mengatur fungsi – fungsi yang ada dalam organisasi. Peranaan IT dalam organisasi ini juga akan mempengaruhi penyelarasan yang terjadi dalam perusahaan. Penetapan peran IT ini juga berpengaruh pada mengembangkan portfolio aplikasi yang dilakukan oleh perusahaan.

Bjorn Cumps Stijn Vieane, dan Guido Dedene dalam [1] menentukan ada tiga peranan IT dalam organisasi. Pertama memegang peran konservatif sebagai pendukung dalam organisasi. Perusahaan ini memilih menggunakan teknologi IT yang sudah terbukti dan matang. Kedua memegang peran yang kritis dan penting dalam organisasi. Perusahaan ini memilih menggunakan dan menginvestasikan pada teknologi IT terkini. Ketiga memegang peran sebagai inovator dalam bisnis. Perusahaan ini berkompetisi dalam dunia usaha yang sangat tergantung pada teknologi dan menggunakan IT sebagai alat dalam berkompetisi (competitive weapon). Dari hasil analisis terhadap ketiga peranan IT, ditemukan bahwa perusahaan yang menggunakan IT sebagai peran yang kritis dan inovatif cendrung untuk lebih selaras dari pada perusahaan yang menggunakan IT secara konservatif. Perusahaan seperti itu juga menganggap IT sebagai investasi yang penting yang akan mempengaruhi performa perusahaan di saat ini dan di masa yang akan datang.

Gambar

Gambar · Perangkat Keras (Hardware) yang merupakan kumpulan peralatan seperti prosesor, monitor, keyboard, dan printer yang akan menerima data, memprosesnya, dan menampilkannya kepada pengguna.

· Perangkat Lunak (Software) yang merupakan kumpulan program yang memberikan instruksi kepada hardware.

· Basis Data yang merupakan kumpulan dari file, tabel, dan relasi untuk menyimpan data.

· Jaringan yang merupakan kumpulan sistem yang memungkinkan untuk penggunaan sumber daya secara bersama – sama oleh komputer yang berbeda.

· Prosedur yang merupakan kumpulan perintah yang mengkombinasikan komponen – komponen untuk melakukan proses terhadap data untuk menghasilkan informasi yang diinginkan.

· Manusia yang akan menggunakan dan memanfaatkan hasil dari sistem informasi.

Sistem informasi menyangkut lebih dari sekedar perangkat keras dan perangkat lunak yang terdapat dalam komputer yang saling terhubung dalam sebuah jaringan. Aplikasi sistem informasi yang baik harus memiliki pemahaman yang tinggi terhadap proses bisnis yang terjadi dalam organisasi. Proses bisnis adalah koleksi aktifitas yang dilakukan untuk menyelesaikan tujuan yang telah ditentukan. Sebuah proses bisnis memilki titik awal dan akhir yang jelas. Sebagai contoh, sebuah sistem informasi pada bagian Sumber Daya Manusia (SDM) akan terdiri aplikasi – aplikasi yang menggambarkan bagaimana proses yang terjadi dalam bagian tersebut. Sistem informasi terdiri dari berbagai komponen yang dapat di rangkaikan dengan berbagai konfigurasi sehingga akan menghasilkan berbagai macam aplikasi sistem informasi.

Klasifikasi Sistem Informasi

Organisasi terdiri dari berbeagai macam bagian, departemen, dan unit – unit yang terorganisir dalam bentuk hirarkis. Klasifikasi sistem informasi berdasarkan level organisasinya adalah sebagai berikut :

· Personal Information System. Sistem ini dibuat guna mendukung kegiatan individu untuk meringankan pekerjaan mereka. Contoh dari sistem ini adalah PDA (Personal digital assistant dengan fungsi – fungsi yang membantu individu seperti kalender dengan memori untuk menyimpan rencana kerja.

· Transaction Processing System (TPS). Sistem ini berfungsi untuk mendukung kegiatan monitor, pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan kegiatan transaksi dalam bisnis yang terjadi secara rutin. Sistem ini sangat penting karena mendukung proses dasar perusahaan seperti pembelian barang, penagihan, pembuatan gaji, penjualan, akuntasi, produksi dan pencatatan inventaris. TPS mengambil data secara rutin bahkan ada yang dilakukan secara real time saat transaksi terjadi. Sebagian besar dari data ini disimpan dalam basis data perusahaan dan dapat digunakan untuk dilakukan proses selanjutnya.

· Functional and Management Information System. Functional system digunakan untuk memastikan bahwa strategi bisnis telah dijalankan dengan efisien pada bagian – bagian yang ada dalam perusahaan seperti bagian akunting, keuangan, produksi, pemasarang dan SDM. Sistem ini memberikan laporan efektifitas, efisiensi, dan produktifitas secara periodik diambil dari informasi yang tersimpan di dalam basis data perusahaan. Management Information System (MIS) digunakan untuk mendukung kegiatan manajer dengan memberikan laporan yang berisi rangkuman, perbandingan, dan statistik lainnya secara periodik. MIS juga digunakan untuk melakukan perencanaan, pengawasan, dan kontrol.

· Enterprise Information Syetem. Sistem ini digunakan untuk mendukung proses bisnis yang terjadi pada dua departemen atau lebih. Contohnya, sebuah proses bisnis memerlukan satu departemen untuk menerima pemesanan, departemen yang lain untuk merakit produk, dan departemen lainnya untuk mengirimkan produk kepada konsumen. Sebuah enterprise information system akan mengintegrasikan kegiatan – kegiatan tersebut menjadi satu rangkaian kegiatan.

· Interorganizational System. Sistem ini digunakan untuk menghubungkan dua organisasi atau lebih. Contohnya menghubungkan antar pembeli dengan penjual.

· Global Information System. Merupakan sistem antar organisasi yang terletak pada dua daerah atau negara yang berbeda.

Klasifikasi lain dari sistem informasi berdasarkan penggunaanya adalah sebagai berikut:

· Management Information System. Untuk menyediakan informasi rutin bagi manajer untuk perencanaan, pengaturan, dan kontrol terhadap operasi dalam bidang fungsional.

· Office Automation System. Untuk meningkatkan produktifitas bagi pekerja kantor, termasuk didalamnya aplikasi word processing.

· CAD/CAM. Digunakan oleh para teknisi untuk merancang dan mencoba prototipe dan memberikan spesifikasi perancangan kepada bagian manufaktur.

· Communication and collaboration system. Digunakan oleh semua pegawai dan rekanan untuk saling berhubungan dan bekerja sama dengan lebih baik.

· Desktop Publishing System. Digunakan untuk menciptakan dokumen yang baik dari kombinasi foto, teks, dan grafis.

· Document Management System. Digunakan untuk mengotomatisasi manajemen dari dokumen elektronis.

· Decision Support System. Digunakan oleh para manajer pengambil keputusan. Sistem ini mengkombinasikan model dan data untuk menyelesaikan masalah.

· Group Support System. Mendukung proses bekerja dalam kelompok.

· Expert System. Digunakan untuk menyediakan pengetahuan para ahli dan memerikan rekomendasi berdasarkan keahlian kepada pekerja.

· Knowledge Work System. Digunakan untuk mengumpulkan, mengorganisir, dan menggunakan pengetahuan organisasi.

· Neural Networks, Data Mining. Digunakan oleh para profesional untuk menemukan pola – pola dari data – data historis.

· Business Intelligence. Digunakan oleh para pengambil keputusan untuk mengumpulkan dan menggunakan data dalam jumlah besar untuk melakukan analisis.

· Mobile Computing System. Untuk mendukung pegawai yang bekerja dengan konsumen atau rekanan di daerah lain.

· Automated Decision Support. Untuk mendukung pegawai yang melayani konsumen untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.